과 업 지 시 서

사 업 명	2022 KDI대학원-세계은행 DIME 영향평가 컨퍼런스 행사장 및 숙소 위탁 용역

2022. 9.

한국개발연구원국제정책대학원대학교

I. 사업 개요

1. 개요

가. 사업명: 2022 KDI대학원-세계은행 DIME 영향평가 컨퍼런스 행사장 및 숙소 위탁 용역

나. 기  간: 2022. 11. 10.(목) - 11.(금) *숙박 체크인: 11.9(수), 체크아웃: 11.12(토)

다. 위탁용역비: 30,000,000원(금삼천만원, 부가세 포함)

라. 목  적: 영향평가 선도기관인 세계은행 DIME(Development Impact Evaluation)과 협력하여   학술행사를 개최함으로써 연구 생태계 허브 역할을 수행하고자 함

마. 예상인원: 총 140명 내외(70명 x 2일)

- 최종 참가인원은 증감될 수 있으며, 예상인원의 증감 시 1인당 산출단가를 적용하여 계약 및 정산함

바. 내  용: 영향평가 분야 연구자 및 학생, 국내외 개발 협력 유관기관 실무자 등을 대상으로 개최하는 행사로, 글로벌 위기 속에서의 발전 방향을 주제로 국내외 연사들을 초청하여 5개 세션별 실증적 학술연구 소개와 질의응답, 토론의 장을 마련하고자 함

일시	일정	비고
11.10.(목) 09:00-16:30	개회사 기조연설 세션 1: Migration, Refugee, and Forced Displacement 오찬 세션 2: Climate Change, Energy, and Envirionment 휴식 세션 3: Agriculture and Food Security	세션별 발표(3명) 및 토론 진행 예정
11.11.(금) 09:00-16:30	세션 4: Gender and Inclusive Development Policy Orientation Session or Lightning Talk 오찬 세션 5: Accountable and Responsive Governance 휴식 DIME Workshop

※ 세부일정은 사정에 따라 변동될 수 있음

2. 추진일정: 공고문 참조

3. 사업예산: 총30,000,000원 (금삼천만원, 부가가치세 포함)

Ⅱ. 과업내용

1. 참가자 서울 숙박 및 제반 서비스 제공

가. 서울 숙박 (학술행사 일정에 따른 사업 운영을 위해 ‘서울’지역으로 한정한다.)

1) 초청 연사자 숙박

[일정] 2022년 11월 9일(수) 체크인 ~ 11월 12일(토) 체크아웃

- 3박 기준, 행사기간 전·후 1~2일 숙박 변동 가능하며, 추가 이용 시 동일가 제공

1인 1실 제공 (2인 이상 1실 규모의 내실, 화장실 구비)

숙소 내 생수 매일 2병씩 무상 제공

조식 제공

Concierge, 우편물 수신 등 투숙객 대상 무료 제공 서비스 일체 제공

참가자 호텔 개별 도착 예정 및 체크인 시 행사장 및 조식 등 사전 전달 요청사항 안내

일별 수용 가능한 객실 확보: 9객실 이상

2) 행사 진행팀 숙박

[일정] 2022년 11월 9일(수) 체크인 ~ 11월 11일(금) 체크아웃

- 2박 기준, 행사기간 전·후 1~2일 숙박 변동 가능하며, 추가 이용 시 동일가 제공

2인 1실 제공 (2인 이상 1실 규모의 내실, 화장실 구비)

숙소 내 생수 매일 2병씩 무상 제공

조식 제공

Concierge, 우편물 수신 등 투숙객 대상 무료 제공 서비스 일체 제공

일별 수용 가능한 객실 확보: 6객실 이상

3) 위 기간 중, 본교 요청에 부응하여 최우선으로 객실을 제공하되 불가피한 상황으로 인해 만실 시, 직상위 객실로 업그레이드 또는 동일 수준 이상의 인접 호텔을 직접 알선하여 숙박을 제공한다.

나. 제반 서비스 제공

1) 참가자들이 check-out 이후 항공일정에 맞춰 일정시간 이내 보관하고자 하는 짐에 대한 concierge 서비스를 제공한다.

2) 참가자들의 항공 스케줄에 따라 early check-in 및 late check-out 필요 발생 시, 추가 비용 부담없이 이용 제공한다.

3) 참가자 성명과 객실번호가 명시된 Rooming list를 최소 5부 제공한다.

4) 참가자의 이용 편의를 고려하여 공항 리무진 및 연계 셔틀버스 운영이 가능한 곳을 우선으로   하며, 버스나 지하철 등 대중교통 이용이 가능한 곳에 위치하여야 한다.

5) 행사 기간 중 참가자들이 이용하는 차량의 주차 공간이 숙소 내 혹은 인근에 확보되어야 한다.

2. 행사장 임차 및 제반 서비스 제공

가. 행사장 임차

1) 메인 행사장: 11월 10일(목), 11일(금) 양일(오전 9시 ~ 오후 4시 30분)

- 약 70명 수용 가능한 장소와 오찬 제공(양일 오찬 메뉴 상이)

인원에 맞추어 다과 제공(양일 오전, 오후 각 1회)

인원에 맞추어 생수&컵, 메모패드 제공

- 참가자별 식단 제한에 맞추어 할랄, 비건 등의 메뉴 제공 희망

- 커피 브레이크 공간, 안내 접수대 공간 등 제공

- 개회식 1일 전, 동일한 행사장에서 사전 세팅 및 리허설 진행 무상 제공

참가자 객석과 분리된 연단 별도 제공 및 연단 위 의자 및 탁자 제공(세션 참가자 착석용)

사회자 및 발표자 포디움 제공

행사에 필요한 스피커, 마이크, 빔프로젝터, 스크린 등 전자기기와 음향시설 완비 및 무상 제공

행사장 밖 모니터를 통해 행사 안내

행사 위치 안내 배너 설치

나. 제반 서비스 제공

1) 행사장 내 유·무선 인터넷 제공

2) 접수대, 다과 테이블, 무대 셋팅, 현수막 설치

3) 행사에 소요되는 기술 및 제반 행정 지원

3. 숙박 및 행사 진행

가. 숙소는 안전시설 및 위생시설이 잘 되어 있으며, 관광호텔업 등록을 필한 업체여야 한다.

나. 호텔의 등급은 4성급 이상으로 충분한 객실을 확보하여야 한다.

다. 행사장은 숙소와 동일한 건물 내에 위치하여 이동에 불편함이 없어야 한다.

라. 참가자가 일정을 위한 이동 및 편의시설 이용 시 불편함이 없는 적당한 장소여야 한다.

마. 깨끗하고 청결한 상태를 유지한 시설로 노후화되어 사용에 불편을 주어선 안 된다.

바. 시설은 반드시 화재보험 등 각종 보험에 가입되어 있어야 한다.

사. 해당 장소를 사전에 철저히 점검하며 시설과 관련된 중요한 사항은 반드시 사전에 본교 담당자와 협의한다.

아. 계약업체는 행사 3일 전, 11월 7일(월)까지 진행에 필요한 모든 준비를 마친다.

자. 본 계약 관련 규정과 과업지시서에 따라 운영하되 불분명한 부분은 주최(KDI국제정책대학원) 측의 해석에 따르며, 정해진 일정에서 변경사유 발생 시 본교와 협의하여 행사 진행에 지장이 없도록 한다.

4. 일정 이행 및 변경

가. 본교의 사정에 의하여 일정이 변경될 때에는 지체없이 이에 따라야 한다.

나. 본 계약 관련 규정과 과업지시서에 따라 운영하되 불분명한 부분은 주최(KDI국제정책대학원) 측의 해석에 따르며, 정해진 일정에서 변경사유 발생 시 본교와 협의하여 행사 진행에 지장이 없도록 한다.

※천재지변 등의 경우라도 계약업체는 소임을 다하고 관련 경비는 본교와 협의한 후 처리한다.

다. 본 과업을 이행함에 있어, 계약업체의 부주의, 무성의, 태만, 계약 조건에 명시된 사항 위반 등으로 일어나는 각종 사고 및 문제에 대하여는 관계 법령 및 일반 관례에 의해 민·형사 상 책임 및 손해배상을 책임진다.

라. 견적 제출 참가 시 낙찰자 외에 타인에게 권리를 위임 또는 양도할 수 없다.

5. 사고처리

가. (분실물 발생 등) 참가자가 숙소 및 행사자 등에 소지품을 두고 온 경우 택배 서비스를 이용하여 본교 또는 인천공항에서 분실물을 찾을 수 있도록 하여야 한다.

나. (위급상황 발생 시 응대) 참가자의 안전과 경미한 질병치료를 위하여 구급약품을 상시 구비하여야 하며, 교통사고, 식중독 사고 등이 발생한 경우 참가자가 합당한 치료를 받을 수 있도록 응대하여야 한다.