과 업 지 시 서

사 업 명	2023 MfDR 국제세미나 숙박 및 행사장(호텔) 임차

2023. 10.

한국개발연구원국제정책대학원대학교

I. 사업 개요

1. 개  요

가. 사 업 명: 2023 MfDR 국제세미나 숙박 및 행사장(호텔) 임차

나. 사업 기간: 2023.11.13.(월)~2023.11.17.(금)

다. 계약 기간: 계약일 ~ 2023.11.30.(목)

라. 위탁용역비: ￦56,020,000원 (금오천육백이만원, 부가세 포함)

마. 목     적: “2023 KDIS-ADB-AfDB 공동 성과중심 개발정책 관리체계(MfDR) 국제세미나”의 성공적인 개최를 위하여 참석자 대상의 숙박, 식사 및 행사장 제공

바. 예상 인원: 총 70명 (연사자:25인, 일반참가자:40인, 공동주최 측 운영진:5인 등)
※ 최종 행사 참가인원 및 숙박인원은 증감될 수 있으며, 예상인원의 증감 시 1인당 산출단가를 적용하여 계약 및 정산함

사. 내     용: 아시아·아프리카 대륙별 초청 전문가, 유관부처 공무원, 환경 및 국제개발협력분야 관계자, 국내외 대학(원)생 등 약 70여명의 관계자가 행사에 참석하여 국제기구·국가별 지방정부의 기후변화 대응 관련 혁신사례를 공유하고 취약 지역의 기후변화 적응역량 강화 방안을 모색

2. 추진일정: 공고문 참조

3. 사업예산: ￦56,020,000원 (금오천육백이만원, 부가가치세 포함)

Ⅱ. 과업내용

1. 국제세미나 참가자□운영진 서울 숙박 및 제반 서비스 제공

※ 원활한 행사 운영을 위하여 서울 소재 4성급 호텔로 한하여 제한함 (호텔 소재지 기준 차등 평가 점수 부여)

※ 참가자의 이용 편의를 고려하여 인천국제공항 리무진버스(예: K리무진 6701편) 정거장이 호텔 정문에 위치하거나, 버스나 지하철 등 대중교통 이용이 편리한 곳(도보5분 이내) 또는, 연계 셔틀버스 운영 필수

※ 본교 요청 시, 인천공항까지의 리무진버스 승차권 발권 대행 (본교에서 발권 비용을 지급하되, 동 승차권 발권하여 참가자 체크아웃 시 함께 전달)

가. 연사자 숙박

1) (숙박일정) 2023년 11월 13일(월) 체크인 ~ 2023년 11월 17일(금) 체크아웃

- 일부 참가자는 11월 13일(월) 체크인, 11월 16일(목) 체크아웃 가능

- 4박을 기준으로 하되, 행사기간 전□후 1일에 한하여 숙박 변동 가능함. 취소 시 1박 단가를 동일하게 공제하고 추가 이용 시에는 동일가 제공

- 일자별 수용 가능한 객실 확보 (최소 12객실)

2) (객실타입) 1인 1실 제공 (객실크기 28.05㎡이상, 침대사이즈 퀸(180X200)이상, 욕실 구비, 객실 등급 디럭스 이상)

3) (편의제공) 객실별 비상용품(소화기, 손전등, 방독마스크) 구비 필수

- 110V, 220V 전압 사용 가능

- 숙소 내 커피 및 티백 무상 제공

- 숙소 내 생수 무상 제공

- 숙소 내 옷걸이, 슬리퍼, 헤어드라이기, 비데, 목욕가운, 타월, 구두클리너, 구두주걱, 냉장고, 전기주전자, 전신거울, 다리미 필수구비

- 숙소 내 머리빗, 샤워캡, 면봉, 샴푸, 컨디셔너, 샤워젤 필수 구비

- 숙박시설 내 에어드레서, 코인세탁실, 제빙기, 전자레인지 필수 구비

- 숙박시설 내 인터넷, 문서작업 및 출력과 팩스가 가능한 비즈니스센터 필수 구비

- 숙박시설 내 피트니스 센터 및 사우나 필수 구비

4) (기타서비스) 투숙객 대상 조식뷔페 제공

- 컨시어지(Concierge), 우편물 수신 등 투숙객 대상 무료 서비스 일체 제공

- 투숙객 대상의 식음료 부대시설 등 안내

- 투숙객 요청에 따른 기타 서비스 제공

나. 공동주최 측 운영진 숙박

1) (숙박일정) 2023년 11월 13일(월) 체크인 ~ 2023년 11월 17일(금) 체크아웃

- 일부 참가자는 11월 13일(월) 체크인, 11월 16일(목) 체크아웃 가능

- 4박을 기준으로 하되, 행사기간 전□후 1일에 한하여 숙박 변동 가능함. 취소 시 1박 단가를 동일하게 공제하고 추가 이용 시에는 동일가 제공

- 일자별 수용 가능한 객실 확보 (최소 4객실)

2) (객실타입) 1인 1실 제공 (객실크기 28.05㎡이상, 침대사이즈 퀸(180X200)이상, 욕실 구비, 객실 등급 디럭스 이상)

3) (편의제공) 객실별 비상용품(소화기, 손전등, 방독마스크) 구비 필수

- 110V, 220V 전압 사용 가능

- 숙소 내 커피 및 티백 무상 제공

- 숙소 내 생수 무상 제공

- 숙소 내 옷걸이, 슬리퍼, 헤어드라이기, 비데, 목욕가운, 타월, 구두클리너, 구두주걱, 냉장고, 전기주전자, 전신거울, 다리미 필수구비

- 숙소 내 머리빗, 샤워캡, 면봉, 샴푸, 컨디셔너, 샤워젤 필수 구비

- 숙박시설 내 에어드레서, 코인세탁실, 제빙기, 전자레인지 필수 구비

- 숙박시설 내 인터넷, 문서작업 및 출력과 팩스가 가능한 비즈니스센터 필수 구비

- 숙박시설 내 피트니스 센터 및 사우나 필수 구비

4) (기타서비스) 투숙객 대상 조식뷔페 제공

- 컨시어지(Concierge), 우편물 수신 등 투숙객 대상 무료 서비스 일체 제공

- 투숙객 대상의 식음료 부대시설 등 안내

- 투숙객 요청에 따른 기타 서비스 제공

- 투숙객 요청에 따른 기타 서비스 제공

다. 2023년 11월 13일 ~ 2023년 11월 17일까지의 과업기간 중, 본교 요청에 부응하여 최우선으로 객실을 제공하되 불가피한 상황으로 인해 만실 시, 직상위 객실로 업그레이드 또는 동일 수준 이상의 인접 호텔을 직접 알선하여 숙박을 제공

라. 제반 서비스 제공

1) 참가자들의 항공 스케줄에 따라 early check-in 및 late check-out (최대 1시간) 필요 발생 시, 추가비용 부담 없이 서비스 제공
※ 해당일자 객실 예약 및 cleaning 상황 우선 고려

2) 국제세미나 참가자들이 행사기간 중 서울 및 근교 방문을 위해 체크아웃 시, 서울에 보관하고자 하는 짐에 대한 컨시어지(Concierge) 서비스 제공

3) 참가자 숙박 시, 호텔 주변정보, 주변 관광정보 등 안내

4) 투숙 최소 3일 전, 숙박 예정인 참가자 성명과 객실번호가 명시된 Rooming list를 운영진에 제공 필수

5) 행사기간 중 참가자들이 이용하는 차량(대형버스 혹은 그 외 모든 종류의 차량)의 편리한 승·하차 및 대기 지원

6) 숙소 내 혹은 인근지역에 한하여, 행사기간 중 참가자들이 이용하는 차량의 주차 공간 제공

7) 광화문 일대 무료 자전거 대여 서비스 제공

2. 국제세미나 행사장 및 제반 서비스 제공

※ 원활한 행사 운영을 위하여 서울 소재 4성급 호텔로 한하여 제한함 (호텔 소재지 기준 차등 평가 점수 부여)

※ 참가자의 이용 편의를 고려하여 인천국제공항 리무진버스(K리무진 6701편) 정거장이 호텔 정문에 위치하거나, 버스나 지하철 등 대중교통 이용이 편리한 곳(도보5분 이내) 또는, 연계 셔틀버스 운영 필수

※ 본교 요청 시, 인천공항까지의 리무진버스 승차권 발권 대행 (본교에서 발권 비용을 지급하되, 동 승차권 발권하여 참가자에 전달)

가. 국제세미나 행사 개최

1) (행사장타입) 최대 140명 수용 가능한 219.0㎡ (약66평) 이상의 다목적 행사장 제공 필요

- 연회식, 강의(스쿨)식, 극장식, U자 형태 등 행사장 내 다양한 좌석배치 지원

- 빔프로젝터, 스크린, 유□무선 마이크 및 자체 음향설비 구비

- 행사배너(엑스배너 포함) 제작 및 설치 지원

- 행사장 내 다과 및 식사 등 반입 및 제공

나. 국제세미나 1일차

1) (사전준비) 2023년 11월 13일 월요일 행사 사전세팅 및 리허설 위한 행사장 임대

- 11월 13일 월요일 18시부터 22시까지 4시간 이상 사전세팅 및 리허설을 위해 행사장 제공

- 행사준비에 필요한 기술 및 물품, 제반 행정 등 지원

2) (행사내용) 국제세미나 1일차 행사장 임대시간: 11월 14일(화) 오전 7시 ~ 오후 7시

- 70명 이상 수용 가능한 연회장소, 다과, 식음료(오찬 1식) 제공

- 참가자 등록 및 행사안내를 위한 안내데스크, 의자 등 별도의 리셉션 공간 제공

- 참가자 인원에 맞추어 다과 및 식음료 세팅 및 서비스

- 참가자별 식단 제한에 맞추어 할랄, 비건 등의 메뉴를 사전협의 하에 적기에 제공

- 오찬 시 VIP□연사자 식사는 별도의 공간에서 진행될 수 있도록 공간 분리 및 안내 후 코스요리 제공

- 참가자 객석과 분리된 연단 및 행사에 필요한 스피커, 마이크, 빔프로젝터, 레이저 포인터 등 전자기기와 음향설비 완비 필요

- 호텔 내 라이트패널(모니터) or 이젤스탠드를 통해 당일 행사 시간 및 일정 안내

- 행사 일정 변동 가능하며, 상호협의 하에 변경된 내용을 반영하여 장소 및 서비스 제공 필요

다. 국제세미나 2일차

1) (행사내용) 국제세미나 2일차 행사장 임대시간: 11월 15일(수) 오전 7시 ~ 오후 7시

- 70명 이상 수용 가능한 연회장소, 다과, 식음료(오찬 1식) 제공

- 참가자 등록 및 행사안내를 위한 안내데스크, 의자 등 별도의 리셉션 공간 제공

- 참가자 인원에 맞추어 다과 및 식음료 세팅 및 서비스

- 참가자별 식단 제한에 맞추어 할랄, 비건 등의 메뉴를 사전협의 하에 적기에 제공

- 오찬 시 VIP□연사자 식사는 별도의 공간에서 진행될 수 있도록 공간 분리 및 안내 후 코스요리 제공

- 참가자 객석과 분리된 연단 및 행사에 필요한 스피커, 마이크, 빔프로젝터, 레이저 포인터 등 전자기기와 음향설비 완비 필요

- 호텔 내 라이트패널(모니터) or 이젤스탠드를 통해 당일 행사 시간 및 일정 안내

- 행사 일정 변동 가능하며, 상호협의 하에 변경된 내용을 반영하여 장소 및 서비스 제공 필요

다. 부대시설

1) (편의사항) 전체 행사 일정동안 별도 분리된 공간의 VIP대기실, 라운지, 휴식공간 등 제공 필수

라. 기타 서비스 제공

1) 행사장 내 유·무선 인터넷 무상제공

2) 행사장 내 멀티탭 무상제공

3) 행사준비에 필요한 기술 및 물품, 제반 행정 등 지원

3. 숙박 및 행사 진행

가. 숙소는 안전시설 및 위생시설이 잘 갖추어져 있으며, 「관광진흥법」 제4조에 의한 관광호텔업 또는 「공중위생관리법」 제3조에 의한 숙박업 등록을 필한 업체로서 서울특별시 광화문 인근에 소재한 시설을 직접 보유 및 운영하고 있어야 한다.

나. 호텔의 등급은 4성급 이상으로 충분한 객실을 확보하여야 한다.

다. 행사장은 숙소와 동일한 건물 내에 위치하여 이동에 불편함이 없어야 한다.

라. 참가자가 일정을 위한 이동 및 편의시설 이용 시 불편함이 없도록 최선의 서비스가 제공되어야 한다.

마. 깨끗하고 청결한 상태를 유지한 시설로, 노후화에 따른 사용의 불편이 없어야 한다.

바. 숙소 및 행사장이 위치한 시설은 반드시 화재보험 등 각종 보험에 가입되어 있어야 한다.

사. 해당 장소를 사전에 철저히 점검하며, 시설과 관련된 중요한 사항은 반드시 사전에 본교 담당자와 소통 후 협의한다.

아. 계약업체는 행사 3일 전, 11월 10일 금요일까지 진행에 필요한 모든 준비를 마무리 한다.

4. 과업이행 및 변경

가. 본교의 사정에 의하여 과업범위 및 일정이 변경될 때에는 상호 협의에 따라 필요한 내용을 이행하며, 결정된 내용에 지체없이 이에 따라야 한다.

나. 과업의 이행은 본 계약 관련 규정과 과업지시서에 따라 운영하되 불분명한 부분은 주최(KDI국제정책대학원) 측의 해석에 따르며, 정해진 과업범위 및 일정 상의 변경사유 발생 시 사전 협의를 통하여 행사 진행에 지장이 없도록 한다.

※천재지변 등의 갑작스러운 경우에도 계약업체는 최선의 소임을 다하고 관련하여 발생하는 경비는 본교와 협의한 후 처리한다.

다. 본 과업을 이행함에 있어, 계약업체의 부주의, 무성의, 태만, 계약 조건에 명시된 사항 위반 등으로 일어나는 각종 사고 및 문제에 대하여는 관계 법령 및 일반 관례에 의해 민·형사 상 책임 및 손해배상의 책임을 진다.

라. 견적 제출 참가 시 낙찰자 외에 타인에게 권리를 위임 또는 양도할 수 없다.

5. 사고처리

가. (분실물 발생 등) 국제세미나 참가자가 숙소 및 행사자 등에 소지품을 두고 온 경우 EMS 택배 서비스를 이용하여 본교 또는 인천공항 등에서 분실물을 찾을 수 있도록 지원한다.

나. (위급상황 발생 등) 참가자의 안전과 경미한 질병치료를 위하여 구급약품을 상시 구비하여야 하며, 교통사고, 식중독 사고 등 위급상황이 발생한 경우 참가자가 합당한 치료를 받을 수 있도록 응대하여야 한다.

1) 호텔 인근 강북 삼성 병원 및 적십자 병원 협조하여 대비 (차량 이동시 10분 소요)